Le droit  :

Le Code de commerce exige, pour la tenue des réunions des conseils d’administration et de surveillance, la présence physique de leurs membres. La loi pour la confiance et la modernisation de l’économie a assoupli les exigences légales de participation à distance en étendant la possibilité pour des administrateurs de participer au Conseil par des moyens de télécommunication. 

Elle prévoit que la participation à distance aux réunions des conseils d’administration ou de surveillance est possible, à défaut de clause contraire des statuts et sous réserve que le règlement intérieur de ces conseils le prévoit.

Les seules décisions qui doivent continuer à être prises avec la présence physique des administrateurs sont aujourd’hui les décisions arrêtant les comptes annuels et le rapport de gestion et les décisions établissant les comptes consolidés et le rapport de gestion du groupe.

S’agissant des assemblées générales, la participation à distance des actionnaires aux assemblées générales est également possible si les statuts de la société le prévoient.

Le décret du 11 décembre 2006 précise la nature et les conditions d’application des moyens de participation à distance, de même que celles concernant l’identification des personnes participant, à distance, aux réunions des conseils d’administration et des conseils de surveillance ou aux assemblées générales de société anonyme.

Afin de garantir l’identification et la participation effective à ces réunions par des personnes « y participant par des moyens de visioconférence ou de télécommunication, ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ».

Grâce à ces nouvelles dispositions, la participation à une réunion du conseil d’administration, du conseil de surveillance ou d’une assemblée générale est donc désormais possible par le recours à une webcam ou à une conférence téléphonique

Vos statuts prévoient la tenue d’un conseil d’administration en Visio conférence

Aussi, quelques précautions à prendre pour justifier que votre réunion peut se tenir pour répondre à l’impératif du QUORUM afin de ne pas vous exposer à la nullité de vos délibérations.

Pensez à l’envoi d’un SMS de convocation mais demandez à chaque membre de vous répondre afin de valider la convocation ou utiliser un Doodle afin que les participants puissent s’inscrire.

Ainsi, aucun membre ne pourra soutenir ne pas avoir reçu votre convocation.

Cela constituera un début de preuve.

Puis, pensez à demander à votre opérateur qu’il puisse vous adresser un document papier permettant de rapporter la preuve qu’un nombre suffisant de membres se sont connectés afin de pouvoir justifier que le quorum est bien atteint.

Pensez à faire circuler une feuille de présence par internet pour la signature pendant la réunion.

CES QUELQUES REFLEXES sont essentiels pour vous permettre la poursuite de la gestion de votre Société.